Si has trabajado con colegas de manera remota, es probable que estés familiarizado con sistemas de gestión de proyectos centrados en tableros Kanban. Después de todo, son una de las maneras más efectivas de organizar tu flujo de trabajo.
Es la eficiencia pura lo que motivó a Chanty a desarrollar su propia función nativa de Kanban, pero hablaremos de eso más adelante. Por ahora, hablemos sobre cómo empezó el sistema Kanban, sus principios y las diferencias que tiene respecto a otros métodos de organización de equipos.
Historia del sistema Kanban
El nombre en sí proviene de una palabra japonesa que significa “una tarjeta que puedes ver”. Esto tiene especialmente sentido cuando tomas en consideración la interfaz de tarjetas que usan gran parte de los softwares Kanban modernos.
De hecho, el término “kan” literalmente significa “señal”, mientras que “ban” significa “tablero”. Kanban, “看板” o “cartel”es una descripción adecuada para el método visual por el que mejor se conoce a los tableros Kanban. La mayor parte del crédito va para una sola persona: Taiichi Ohno.
Algunos incluso lo han apodado el padre del Kanban. A pesar de que falleció en 1990, estamos seguros de que los tableros Kanban bellamente diseñados de hoy harían que Taiichi Ohno dijera con orgullo “sí, señor”.
Toyota fue la primera empresa en usar el sistema Kanban para optimizar el flujo de piezas, ya que su estrategia de producción justo a tiempo significaba que cualquier retraso podría ser catastrófico para el cronograma general.
Desde que fue adoptado por el gigante automotriz en los años 40s, muchas otras compañías lo siguieron después de reconocer su alto nivel de eficiencia. Eventualmente, esto llevó a su implementación como software de gestión de proyectos una vez que la tecnología lo permitiera.
Metodología Kanban
El método Kanban es muy fácil de entender, y solo hay ciertas normas que necesitas seguir:
- Pistas visuales: Bien sean tarjetas, colores o etiquetas, el tablero Kanban emplea un método bastante visual para compartir información, para que así todos entiendan todo lo necesario con solo un vistazo.
- Procesamiento basado en etapas: La mayoría de los tableros usan un flujo de tres pasos; pendiente, en progreso y finalizado. Puedes añadir etapas adicionales como “bajo revisión”, de acuerdo a las necesidades de tu equipo y los tipos de proyectos que gestionan.
- Progreso flexible: El propósito de Kanban es mantenerse activo, así que no tengas miedo de reordenar el órden de las tareas si resulta beneficioso para el progreso general de un proyecto.
Obstáculos
Hay ciertos obstáculos a los que te puedes enfrentar al usar tableros Kanban para gestionar un equipo. Acá algunos de los más comunes:
Sobredivisión
Si bien dividir un proyecto en partes más pequeñas es una gran idea, también debes prestar atención a qué tan “pequeñas” son. No hay necesidad de crear tarjetas específicas para discutir la estructura de un artículo, el primer borrador, la edición y la planificación.
Resultaría más eficiente solamente nombrar una tarjeta con el título del artículo y ubicarla en una columna específica de acuerdo a la etapa en la que se encuentre. Esto reducirá el desorden en el tablero y hará que sea más fácil para los empleados estar al día con todo, sin hacerlos sentir abrumados.
Rigidez
El objetivo principal de utilizar Kanban es ser flexible y dirigir tus esfuerzos hacia la parte más crucial del proyecto en un momento específico. Algunos gestores de proyectos se rehúsan a alterar el orden en el que se completan las tareas, lo cual anula los beneficios de la metodología Kanban.
Siempre debes hacer todo lo posible para cumplir con todo antes de los plazos de entrega. Aún así, no hay nada malo con decidir hacer otras tareas primero porque resultan más rápidas de finalizar, tienen un mayor impacto en el proyecto o si tienen un plazo de entrega más cercano debido a eventos imprevistos.
Gestión draconiana
La independencia es uno de los aspectos más beneficiosos que un tablero Kanban puede aportar a tu equipo (más al respecto, más adelante); por lo que debes evitar ser tan estricto. Algunas empresas sólo permiten a los gerentes de proyectos editar tarjetas en el tablero, lo cual perjudica la eficiencia.
Al restringir los permisos exclusivamente a los gerentes, realentarás qué tan rápido se actualizará el tablero. Esto es aún peor si el gerente de proyecto se ubica en una zona horaria distinta a la mayoría de los miembros del equipo, puesto que no podrá editar el tablero sino hasta horas después cuando se despierte.
Kanban vs. Scrum
Muchos equipos confunden Kanban y Scrum, incluso usándolos como sinónimos. Esto no debe resultar sorprendente ya que muchas empresas usan ambos métodos simultáneamente. Aunque hay diferencias clave entre ellas.
Primero que todo, en ciertos casos Scrum puede resultar más rápido. Pero en temas de versatilidad, queda muy por detrás de Kanban. Por esta razón es principalmente utilizada por empresas que tienen prioridades relativamente estáticas, que normalmente no cambian.
Por otro lado, Kanban te permite realizar ajustes a tu sistema sin importar dónde estés y sin que todo se vuelva un desastre. En esencia, Scrum es un método de trabajo que desglosa las tareas en sprints. La duración de estos sprints puede variar, pero en términos generales es de dos o cuatro semanas.
Durante este tiempo, los empleados deben finalizar todas sus tareas asignadas. El siguiente sprint no puede comenzar hasta que el actual haya sido completado en su totalidad. Este es un régimen rígido, pero también puede producir excelentes resultados para objetivos de equipo que se alineen con una naturaleza prescriptiva.
Beneficios del método Kanban
Evita que los miembros del equipo se dispersen demasiado
Una ventaja significativa de los tableros Kanban es que todos pueden ver todas las tareas pendientes que cada uno tiene. Es más probable que un empleado capaz de ver cuántas tareas importantes están en lista de espera, pueda enfocarse
Cuando los empleados son capaces de ver cuántas tareas siguen pendientes, serán más propensos a enfocarse en el backlog existente en lugar de aceptar nuevas tareas.
Esto resuelve el problema de los colaboradores que intentan hacer demasiadas cosas a la vez y terminan sin hacer nada a tiempo. Puesto que los empleados serán más conscientes acerca de las tareas que realizan, tu empresa tendrá una carga de trabajo mejor distribuida.
Si hay un recordatorio visual de cuánta carga tiene cada empleado, los gerentes de proyecto serán menos propensos a asignar de manera involuntaria cantidades exageradas de trabajo a un solo empleado. Recuerda, una distribución adecuada de trabajo es fundamental para la eficiencia general de un equipo.
Optimización continúa
Cuando usas un tablero Kanban como base para la colaboración de tu equipo, será más fácil optimizar las cosas a medida que avanzas. Por ejemplo, si notas que cierta tarea es más importante que otra a mitad del progreso, solo tendrás que arrastrar la tarjeta al lugar correspondiente.
Esta hace un claro contraste con los sistemas rígidos y estáticos de calendarios, los cuales no resultan tan cómodos de actualizar a medida que el proyecto requiere de cambios. Los tableros Kanban pueden verse como carros de Fórmula Uno, que reciben ajustes a través del Grand Prix para maximizar el rendimiento.
La posibilidad de hacer ajustes desde cualquier lugar no sólo acelera el paso del proyecto actual, sino que también ayuda a tu equipo a llevar su eficiencia al siguiente nivel para futuros proyectos. Ya que podrán experimentar con lo que sí funciona y descubrir cuáles tareas necesitan ser priorizadas para seguir avanzando.
Transparencia optimizada
No existe otro sistema de gestión de proyectos tan transparente como Kanban. Todos pueden fácilmente ver qué están haciendo los demás, ya que todas las tarjetas están en la mesa (y propiamente divididas en columnas). Esto elimina cualquier conjetura y, por lo tanto, acelera el ritmo general.
Otras fórmulas tales como los diagramas Gantt también pueden dividir las tareas entre múltiples colaboradores, pero es difícil visualizar quiénes son las personas asignadas sin antes tener que hacer mucho scrolling (debido a su formato centrado en los horarios).
Es por esta razón por lo que hemos jurado que si Chanty implementa una función de Gantt, contará con la opción de ser organizado por usuario. Por último, y con respecto a la transparencia con la que se puede ver cuáles los empleados están manejando cuáles tareas, Kanban también hace posible visualizar el progreso tanto de los individuos como del equipo en general.
Autonomía de los empleados
Por último, probablemente el más grande beneficio de usar un sistema Kanban es el hecho que le brinda a tus empleados el poder de gestionarse a sí mismos la mayor parte del tiempo. Este nuevo nivel de independencia reducirá la carga a la que se suelen enfrentar los gerentes de proyecto.
En vez de decirle al PMP que se ha finalizado una tarea y solicitar que actualicen la lista interna de tareas pendientes, el empleado simplemente puede arrastrar la tarjeta a la columna de “finalizado” y el resto del equipo podrá ver que la ha completado.
Esto no solo resulta cómodo, sino también que ahorra tiempo. Imagina una situación donde un diseñador gráfico está esperando que una entrada de blog esté finalizada para poder crear una infografía, sin saber que ya está escrita, pero ha sido el gerente de proyectos el que no ha actualizado aún el sistema.
Este tipo de pérdidas de tiempo pueden ser fácilmente evitadas al permitirle a los empleados gestionarse a sí mismos.
Ejemplo de tablero Kanban: La función Kanban de Chanty
La más reciente función Kanban de Chanty es un excelente ejemplo de todas las ventajas que este tipo de sistema de trabajo aporta. Puedes crear nuevas tarjetas y columnas con solo un clic, lo que significa que no tendrás que pasar media hora dando vueltas para hacer que todo funcione.
Cada tarjeta también puede tener una prioridad específica, bien sea baja, media o alta. Según lo urgente que necesite ser finalizada. Una etiqueta verde, amarilla o roja será aplicada a la tarjeta en sí, para que los colaboradores puedan ver el nivel de urgencia de cada tarea sin tener que hacer clic en ellas.
También puedes establecer plazos de entrega a las tareas y filtrar tu tablero Kanban para saber cuáles tareas están retrasando el resto del flujo de trabajo.
Este es un sistema perfecto para los editores que suelen pasar por alto las divisiones del contenido, ya que serán capaces de disfrutar de una vista integral de todos los artículos que se han pasado de su plazo de entrega y así poder dirigirse a los escritores correspondientes.
El marketing de contenidos es solo un ejemplo de una número virtualmente infinito de aplicaciones potenciales. Incluso los mejores planes de contenido y estrategias de marketing pueden fallar sin organización. Son esos momentos donde brilla la metodología Kanban. El sistema a base de tarjetas ayuda a que todo se mantenga en orden, bien seas un profesional de marketing, un agente de bienes raíces o un desarrollador de softwares.
En el ejemplo de bienes raíces, pueden crear una tarjeta para cada propiedad, arrastrándola a una columna etiquetada como vacante, visita programada o vendida; dependiendo de en cuál parte del proceso se encuentra. De esta manera, siempre tendrás información actualizada acerca de cada propiedad al alcance de tu mano.
No falta la flexibilidad ya que los tableros Kanban pueden ser adaptados realisticamente a casi todas las industrias y nichos, no solo con propósitos de productividad sino también como una manera fácil de tener una visión integral de un proyecto.
El tablero Kanban te permite establecer ciertos períodos de tiempo, para que así sólo puedas ver las tarjetas dentro de esas fechas. Esto ayuda a reducir el desorden, puesto que no tendrás que ver tareas que no necesiten ser atendidas tan urgentemente.
Las grandes empresas pueden consultar sus tableros Kanban gigantescos con solo escribir en la barra de búsqueda. Por último, también tienes la posibilidad de establecer un asignado específico para poder ver solamente sus tarjetas. Lo cuál resulta muy útil para miembros de un equipo que solo necesitan ver sus propias tareas.
En resumen
Como puedes ver, en sus 80 años de existencia los tableros Kanban han beneficiado inmensamente a distintas empresas alrededor del mundo. Es poco probable que desaparezca, así que más vale que te acostumbres al nivel de eficiencia que proporciona.
Si estás listo para probar el método Kanban y ver cómo puede mejorar la productividad de tu equipo, dale a Chanty una oportunidad. Nos emociona conocer tu opinión en la función en la que hemos estado trabajando meses en desarrollar ¡Todo el esfuerzo valió la pena para mejorar la experiencia del usuario!
Eso es todo por ahora ¡Sigue sacándole provecho al método Kanban!
